Organizacja Wesela

Klamka zapadła, pierścionek zaręczynowy jest już na swoim miejscu, czyli na właściwym palcu. Pobieracie się. Przed wami gorący okres i masa spraw do załatwienia. Do dzieła.

Postaramy się uporządkować chronologicznie poszczególne punkty programu i wyzwania ślubno-weselne. Należy określić Wasz budżet, do każdego z zadań przydzielić wykonawców i ewentualnie wybrać osobą odpowiedzialną za dopięcie całości. Podobno organizacja wesela zabiera około 200-300 godzin, także na miejsce kierownika warto wybrać kogoś, kto dysponuje czasem i komu naprawdę zależy, żeby wszystko udało się jak najlepiej. Spróbujmy razem stworzyć Wasz osobisty przewodnik pt. "Organizacja wesela krok po kroku."

1. Decyzja o podziale obowiązków
Organizacja ślubu i wesela, nawet najskromniejszych, to nie jest zadanie dla jednej osoby. Robicie to razem? Z pomocą rodziców? Robią to Wasi rodzice z Waszą pomocą czy zatrudniacie konsultanta? A może za wszystko odpowiedzialna będzie panna młoda plus pomocnicy? Przemyślcie tę kwestię już na początku. Warto świadomie podjąć decyzję jak podzielicie się obowiązkami.

2. Decyzja o tym jaki będzie Wasz ślub
Opcje są następujące: cywilny/kościelny/konkordatowy/ humanistyczny. Każda z opcji oznacza inne formalności i terminy, inne opłaty.

Ślub cywilny: rezerwacja terminu i wydanie zaświadczenia o braku przeszkód do zawarcia związku małżeńskiego są możliwe najwcześniej na 6 miesięcy przed wymarzonym terminem ślubu (najpóźniej miesiąc i 1 dzień), w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego.

W wypadku ślubu kościelnego lub konkordatowego - termin ślubu kościelnego można rezerwować nawet na dwa lata przed ślubem, najlepiej zrobić to nie później niż na rok wprzód. Dobrze pamiętać, że gdybyście chcieli zmieniać parafię, potrzebne będą dodatkowe, także czasochłonne formalności.

Ślub humanistyczny: pełna dowolność, choć organizacja wesela może zabrać chwilę.

3. Dopięcie budżetu
Ostatni moment na zbieranie oszczędności, ewentualne rozmowy z rodzicami, zmianę pracy na lepiej płatną lub prośbę o podwyżkę. Zanim zaczniecie wydawać pieniądze musicie mieć do dyspozycji taką kwotę pieniędzy, w której jesteście zdecydowani się zamknąć.

4. Decyzja o rozmiarach wesela i jego stylizacji
Jakie będzie Wasze wesele? Tradycyjne? Z motywem przewodnim? A może takie zwyczajne, po prostu Wasze? Może chcecie wyprawić jedynie obiad weselny, urządzić garden party czy zabrać gości do małej chatki w górach?
Ile osób chcecie lub jesteście w stanie ugościć?

5. Zbieranie informacji

• Poszukiwanie i planowanie oszczędności - Jeśli uda Wam się znaleźć w dobrej cenie/dostać w prezencie lokal weselny, catering, usługi fotografa, usługi zespołu weselnego, podróż poślubną, transport do ślubu czy suknię ślubną (na przykład po Babci) - to oznacza, że jesteście "do przodu" o ładną kwotę. Warto się zastanowić, porozmawiać z rodziną i znajomymi, poszukać różnych możliwości.
• Lista gości - wstępny szkic. Radzimy nie zapraszać nieznanych nam zupełnie członków rodziny, zwłaszcza jeśli wcale nie chcemy ich poznać. No chyba, że bardzo prosi o to Babcia.
• Miejsce wesela - przygotowanie listy pomysłów i możliwie sprawna jej weryfikacja. Każde miejsce najlepiej odwiedzić osobiście, wczuć się w atmosferę, zajrzeć w ciemne kąty. Pamiętajcie, że plusem może być np. klimatyzacja. Zwróćcie uwagę w jakim stanie są toalety, jakie wrażenie robi na Was obsługa sali i kierownictwo. Wszyscy wiemy, że w przypadku imprez ludzie są najważniejsi.
• Świadkowie - najlepiej, jeśli będą to osoby, na które zawsze możecie liczyć. To znaczy takie, do których możecie zadzwonić nawet w środku nocy z dziwną prośbą i zupełnie wymyślonym problemem, a oni nadal będą Was tolerować. Dobrze, jeśli chociaż jeden z dwojga świadków ma prawo jazdy i niekoniecznie musi dużo pić, aby się dobrze bawić. Dobrze sprawdza się w tej roli rodzeństwo, między innymi ze względu na niski poziom wrażliwości w obliczu Waszej frustracji czy złego humoru.
• Ekipa organizacyjna - zastanówcie się kto, oprócz świadków może pomóc w przygotowaniach do ślubu, co może zrobić i za ile. Nie chodzi tu wcale o pieniądze, dobrze także wziąć pod uwagę tzw. koszty emocjonalne oraz realne koszty tzw. wymiany barterowej. Bo być może młodsza siostra pomoże ci znaleźć świetną fryzjerkę, ale przez rok będzie chciała nosić twoje ubrania? Przemyśl to. Do pomocy idealnie zatrudnić kilka osób, które zrobią dla Was wszystko, bo życzą Wam jak najlepiej, a w zamian oczekują jedynie docenienia i wdzięczności. Przyjaciele, rodzeństwo, wujostwo, Babcia i Dziadek, rodzice - ktoś na pewno chętnie się zaangażuje.
• Taniec weselny - czy potrzebny Wam jest kurs tańca, a jeśli tak to jaki? Korzystając z darmowych poradników na YouTubie spróbujcie zatańczyć walca. Sfilmujcie swój występ i na podstawie filmu osądźcie jakiego rodzaju kurs tańca będzie Wam potrzebny. Regularny? Intensywny? Permanentny?
• Podróż poślubna - popuśćcie wodze fantazji. To Wasza nagroda, za to, że jesteście razem i chcecie być razem jeszcze dłużej. To także świetny pretekst do przeżycia fantastycznej przygody. Warto się wysilić.
• Lista targów ślubnych, salonów ślubnych i innych imprez związanych z organizacją ślubu i wesela, na które warto się wybrać.
• Dokumentacja wesela, czyli fotograf lub kamerzysta - przygotujcie listę pomysłów, kontaktów i zacznijcie stopniowo weryfikować poszczególne portfolio oraz ofertę. Koniecznie porównajcie ze sobą kilka ofert. Zaplanujcie ewentualne negocjacje.
• Oprawa muzyczna wesela - przygotujcie listę pomysłów i rozpocznijcie ich stopniową weryfikację. Sprawa jest poważna, decyzji nie należy podejmować pochopnie. Jeśli nie znajdziecie dobrego w Waszym poczuciu zespołu didżeja, może lepiej samodzielnie przygotować listę tanecznych przebojów? Cel jest taki, żeby każdy kto przyjdzie na Wasze wesele i będzie miał ochotę zatańczyć - znalazł utwór muzyczny dla siebie.
• Wieczór panieński i kawalerski - przede wszystkim trzeba przemyśleć skalę tego wydarzenia. Czujecie potrzebę celebrowania utraty "wolności" na dużą skalę, np. lecąc z kolegami/koleżankami do Nowego Jorku czy wystarczy lampke wina i pizza?
• Ciekawostki - jeśli chcesz pojechać do ślubu karocą, na wesele zaprosić Elvisa Presleya, gościom sprezentować swoją biografię, a w podróż poślubną pojechać do Chin, to warto abyś ten najbardziej oryginalny punkt programu zaplanowała/zaplanował jak najwcześniej. Najlepiej właśnie teraz. Wszelkie punkty "extra" zazwyczaj wymagają nieco więcej czasu na organizację, a terminy są bardziej napięte. Jeśli brak ci własnych pomysłów, możesz zabawić swoich gości "standardowo" czyli specjalnie dla nich ustawić foto-budkę, urządzić pokaz fajerwerków, pokazy ognia, zabawę balonami z helem, występy iluzjonerskie, artystyczne (np. występy taneczne) lub akrobatyczne, fontannę czekoladową.

6. Przygotowanie narzędzi organizacyjnych
Bardzo się Wam przyda specjalny zeszyt albo terminarz, w którym zapisywać będziecie tylko sprawy związane ze ślubem. Może to być kalendarz albo gotowy ślubny "organizer". Minusem kupowania gotowego organizera jest fakt, że zawiera gotowy pomysł na wesele, który niekoniecznie może się Wam podobać.

Dla osób skomputeryzowanych bardziej odpowiedni może się okazać folder na Google Drive, zwłaszcza jeśli rzeczywiście zamierzamy zaangażować w organizację wesela grupę osób. Można też stworzyć grupę na jednym z komunikatorów internetowych. Potrzebna będzie także teczka i segregator do przechowywania umów. Warto przyjrzeć się przykładom umów dotyczących najbardziej podstawowych usług weselnych. Jakie kwestie są w nich omawiane? Zazwyczaj wyszczególniane są terminy, kwestie zaliczek, konsekwencje uszkodzeń i warunki rezygnacji i zwrotu. Pamiętanie o tych wszystkich szczegółach jest bardzo ważne, bo może się okazać, że kary za opóźnienia zrujnują nasz budżet.

Dobrze także prowadzić listę podwykonawców z nazwiskami i telefonami osób odpowiedzialnych, i tych z którymi się kontaktujemy. Niektóre z tych osób warto ze sobą poznać.

1. Rezerwacja terminu ślubu
Jeśli jest to ślub kościelny/konkordatowy.

2. Zwiedzanie targów ślubnych
Czas rozpocząć odwiedzanie targów, sklepów i salonów ślubnych w poszukiwaniu ciekawych promocji dotyczących: sukni/garnituru/podróży poślubnej/transportu na wesele/zaproszeń ślubnych/sali weselnej.

3. Rezerwacja sali weselnej oraz menu
Weselne menu można oczywiście przygotować samemu, o ile ma się tego rodzaju zdolności oraz czas. Można także zamówić osobny catering, czyli gotowe posiłki przygotowane w np. w Waszej ulubionej restauracji, które potem trzeba będzie przetransportować na miejsce wesela.

Jeśli nie macie wiele czasu na organizowanie na własną ręką cateringu oraz napojów, najlepiej wybrać miejsce z gotową ofertą kulinarną. Wiele sal weselnych, domów gościnnych organizujących wesela, hoteli i czy restauracji posiada menadżerów, którzy pomagają wybrać menu i prowadzą młode pary przez trudny proces przygotowywania zabawy dla rzeszy gości. Na tym etapie będziecie wiedzieli czy oferta danej sali weselnej obejmuje pełen pakiet usług czy też czekają Was dodatkowe przygotowania odnośnie do cateringu, alkoholu, deserów. Tak czy inaczej, teraz właśnie będziecie musieli zdecydować o tym czy kupujecie dodatkowy alkohol na wesele.

4. Rezerwacja fotografa.

5. Rezerwacja zespołu muzycznego.

6. Zapisanie się na kurs nauk przedmałżeńskich
Niektórzy zalecają zapisanie się na obowiązkowy w wielu parafiach kurs dla narzeczonych jak najwcześniej. Dzięki temu, kiedy prace weselne nabiorą tempa, kurs będziecie mieli z głowy i możecie się skupić na wszystkim innym.

7. Zapisanie się na kurs tańca
Zapiszcie się już dziś, jeśli macie poczucie, że potrzebny Wam dłuższy trening taneczny. To m.in. dobry sposób na to, aby od czasu do czasu rozluźnić się trochę we dwoje. Umówmy się, ten rok będzie raczej pracowity i może być trudno znaleźć czas na jakże potrzebny przecież romans.

8. Wysyłanie powiadomień "zarezerwuj sobie ten dzień"
Dotyczy to zwłaszcza do rodziny z zagranicy. Jeśli planujesz zaprosić na ślub rodzinę mieszkającą w Australii czy USA, lepiej wcześniej wyjaśnij o co chodzi i poproś o rezerwację biletów samolotowych.

1. Organizacja podróży poślubnej
Idealnie, jeśli mamy pomocnika, który zajmie się wyszukiwaniem biletów czy ewentualnych noclegów.

2. Wyszukanie odpowiedniej sukni ślubnej/garnituru do ślubu
Znów, idealnie, jeśli uda nam się znaleźć kogoś kto pomoże w wyszukaniu najciekawszych opcji.

3. Złożenie ewentualnego wniosku o urlop na ślub i podróż poślubną.
Uwaga, według polskiego Kodeksu Pracy, osobom zatrudnionym na etat przysługują z tytułu ślubu 2 dni urlopu okolicznościowego. Najlepiej jednak wziąć dzień wolny przed dniem ślubu i dzień wolny po ślubie.

4. Rezerwacja terminu ślubu cywilnego
Pamiętajmy, że można jej dokonać najwcześniej na pół roku przed terminem ślubu.

5. Ewentualne zapisy na kurs tańca i nauki przedmałżeńskie
Jeśli nie zrobiliście tego wcześniej.

6. Decyzje dotyczące cateringu, dekoracji sali weselnej.
Plus ewentualne rezerwacje. Jeśli decydujemy się podać naszym gościom wino, dobrze wybrać się na kilka degustacji i poszukać czegoś ciekawego w dobrej cenie. Myśląc o posiłku dla gości trzeba będzie rozważyć takie kwestie jak: ilość ciepłych dań, rodzaj ewentualnych potraw mięsnych, ilość napojów ciepłych i zimnych, rodzaj ciast, przekąsek i deserów oraz formy podawania ich.

7. Wybór samochodu weselnego i ewentualne rezerwacje.
Upewnijcie się, że macie dobrego kierowcę a najlepiej dwóch. Nie zapomnijcie przedyskutować tematu benzyny.

8. Wybieranie odpowiednich obrączek
Plus rozmyślania nad ewentualnym grawerunkiem.

9. Propozycje noclegów dla gości i wstępna rezerwacja.
Znów, wspaniale, jeśli ktoś życzliwy zrobi dla Was wstępny "research" i przygotuje listę propozycji.

10. Wysłanie zaproszeń ślubnych
Dotyczy zwłaszcza do gości z zagranicy, z większą ilością dzieci, rygorystycznym trybem pracy (np. marynarzy). Na pół roku przed ślubem należy wręczyć zaproszenia Seniorom Waszego rodu, Babciom i Dziadkom i najlepiej zrobić to osobiście.

1.Podpisanie protokołu małżeńskiego
W razie ślubu konkordatowego: co najmniej 3 miesiące przed planowaną uroczystością należy spisać w kościele tzw. protokół przedmałżeński, który będzie podstawą do rejestracji ślubu w Urzędzie Stanu Cywilnego.

2. Zakup, rezerwacja sukni ślubnej i garnituru.
Ewentualne poprawki krawieckie.

3. Zakup butów i innych akcesoriów do ślubu
(być może warto znaleźć pomocnika).

4. Zakup obrączek ślubnych i wykonanie ew. grawerunku.

5. Rezerwacja noclegów dla gości (idealnie z pomocnikiem).

6. Ewentualna wizyta u notariusza i zasięgnięcie porady dotyczącej majątkowej umowy małżeńskiej.

7. Przygotowanie listy prezentów ślubnych
Lub decyzja o tym, że nie ma listy. Rozesłanie stosownej informacji do gości.

8. Oprawa muzyczna mszy/ceremonii ślubnej.
Zatrudnicie organistę? A może ktoś znajomy będzie Wam grał na skrzypcach?

9. Organizacja ewentualnych wystąpień rodzinnych w trakcie ceremonii ślubnej.
Zazwyczaj zajmują się tym Świadkowie, ale kto wie jak jest w Waszym wypadku. Może ktoś z rodziny chciałby w trakcie ceremonii ślubnej powiedzieć coś od siebie? A może przeczytać fragment Biblii albo inną inspirującą książkę.

10. Stroje dla Świadków i druhen (może znajdzie się pomocnik?).

11. Uaktualnienie listy gości (warto znaleźć pomocnika).

12. Kurs tańca, nauki przedmałżeńskie - jeśli wciąż z tym zwlekacie, czasu zostało niewiele.

13. Kontrola budżetu.

14. Dopięcie wszystkich atrakcji przygotowanych dla Waszych gości. Wszystkie umowy powinny być już omówione i podpisane.

1. Prezenty dla gości
Z pewnością warto znaleźć sobie pomocnika lub pomocniczkę. Modne są ostatnio tzw. gazetki ślubne oraz prezenty przygotowane własnoręcznie (np. przez pomocnika).

2. Organizacja weselnego kącika dla dzieci (idealnie, jeśli zajmie się tym pomocnik).

3. Podziękowania dla rodziców.
Wiadomo, relacje z rodzicami mogą być różne, ale dla niektórych par młodych ten punkt programu jest wyjątkowo ważny. Uwaga na wodzireja, bo on nie zna Waszych rodziców i może zaproponować coś co bardzo się im nie spodoba.

4. Koniec nauk przedmałżeńskich.

5. Świeca ślubna - wykonanie własnoręczne lub dekoracja.

6. Ostatnie poprawki sukni ślubnej i garnituru (a nuż schudliśmy ze stresu).

7. Umówienie się na próbny makijaż i fryzurę.

8. Ostateczna, potwierdzona lista gości, dokładne ramy czasowe ślubu i wesela.

9. Rozsadzenie gości przy stołach weselnych...
.. oraz w miejscu ceremonii ślubnej. Jest to temat sam w sobie, technik i strategii jest co najmniej kilka. Wszystko zależy od tego jacy są Wasi goście. Osoby bardziej konserwatywne lepiej "posadzić" w gronie osób, które znają. Z drugiej strony na pewno część gości przybędzie na wesele spodziewając się ciekawych rozmów i nowych znajomości.

10. Uatrakcyjnienie listy przebojów
Możecie poprosić każdego z gości o dodanie jednego utworu muzycznego do Waszej weselnej listy przebojów. Może to być ryzykowne, jeśli goście mają nietypowy gust muzyczny, ale z drugiej strony będziecie mieli gwarancję, że każdy znajdzie coś dla siebie.

11. Pomysł na przywitanie gości
Kto, jak i kiedy? Być może trzeba chwilę zastanowić się nad przemową powitalną.

12. Opracowanie ewentualnych dodatków i dekoracji weselnych - oprawa graficzna i druk winietek ślubnych, kart menu itp.

13. Kontrola wydatków: opłacenie rachunków, zaliczek i kaucji.

14. Przygotować księgę gości weselnych.

15. Przygotować ewentualną przemowę ślubną oraz osobę, która ją wygłosi.

16. Przygotować zestaw z artykułami pierwszej potrzeby dla gości weselnych oraz pary młodej (plastry, agrafki, dezodorant, chusteczki odświeżające)

17. Regularnie ćwiczyć taniec weselny, najlepiej w butach ślubnych.

18. Spotkanie ze Świadkami, ekipą organizacyjną, rodzicami
Trzeba omówić jeszcze kilka ważnych szczegółów, rozwiać wątpliwości. Kto będzie odbierał prezenty od gości? Kto się nimi zaopiekuje? Ktoś może zgłosi się do opieki nad dziećmi? Kto odbierze kwiaty?

19. Próba generalna ślubu w kościele.

20. Walizki na podróż poślubną.

21. Odebrać obrączki, ustalić kto będzie pamiętał o tym aby dojechały na ceremonię (Świadek?).

22. Próba generalna dojazdu do kościoła/Urzędu Stanu Cywilnego/ miejsce ślubu oraz na wesele.

23. Kontrola terminów zwrotu rzeczy z wypożyczalni.
Dobrze wybrać osoby, które będą odpowiedzialne za poszczególne zwroty i terminy (zwłaszcza jeśli para młoda bezpośrednio po ceremonii ślubnej wybiera się w podróż poślubną).

24. Tort weselny.
Dobrze, aby wybrany przez Was tort weselny pasował do stylizacji sali weselnej. Najlepiej umówić się na degustację tortu w kilku miejscach. Na 2-3 miesiące przed terminem wesela tort dobrze jest zamówić podpisując umowę, w której znajdą się takie szczegóły jak to czy cukiernia zapewnia dowóz tortu w jego cenie, jakie metody płatności są akceptowane, jak liczony jest jego ostateczny koszt - zdarza się, że za niektóre elementy trzeba płacić oddzielnie (np. za marcepanowe figurki), jakie są zasady zwrotu zaliczki oraz co stanie się jeśli np. tort zostanie uszkodzony w transporcie na wesele.

Nie poleca się samodzielnego przewożenia tortu, ale jeśli to konieczne, oprócz kierowcy w samochodzie powinna się znaleźć osoba asekurująca tort. Nie można zapomnieć o tym, że torty wymagają przechowywania w warunkach chłodniczych. Ważna sprawa, jeśli chodzi o tort to także wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za jego krojenie.

• Zakup ryżu, zbieranie drobnych monet (pomocnik)
• Wybór piosenek, które koniecznie chcemy usłyszeć na naszym weselu.
• Omówienie przebiegu konkretnych zabaw weselnych z ewentualnym wodzirejem.
• Dekoracja kościoła i sali ślubnej. Jeśli więcej par bierze ślub w tym właśnie dniu można skontaktować się z nimi w sprawie dekoracji. (Idealnie, jeśli zajmie się tym pomocnik)
• Dekoracja sali weselnej.
• Wysypiać się, być może postarać się o ziołowe pastylki uspokajające.
• Dbać o dobrą formę fizyczną i relaks.
• Umówić się na ostatnią przedmałżeńską randkę i nie rozmawiać o ślubie i jego organizacji.
• Przygotować się na zorganizowany przez Świadków na tydzień przed ślubem wieczór panieński i kawalerski. Dobrze się bawić.
• Przygotować się na to, że coś może pójść nie tak i w ostatnim momencie zachować zimną krew.
• W przeddzień ślubu - odebranie wiązanki ślubnej.
• Ostatni moment na większe łzy. Najlepiej w tym celu spotkać się w przeddzień ślubu z mamą i tatą.
• Transport tortu weselnego z cukierni do suchej chłodni restauracyjnej - potwierdzić termin, godzinę i szczegóły.
• Dekoracja samochodu do ślubu.

• Zjeść obfite śniadanie, najlepiej na ciepło.
• Pić dużo wody (ale nie przed samą wyprawą na ceremonię ślubną).
• Upewnić się, gdzie są obrączki.
• Wizyta u fryzjera, makijażystki.
• Założenie sukni, dodatków (podwiązka).
• Ewentualna ziołowa pastylka na uspokojenie.
• Ostatnie poprawki w orszaku weselnym.
• Kamera na miejsce i... akcja!

Wszystkiego dobrego na nowej drodze życia!